PDF/A：让文件在十年后依然能打开的秘密

在档案馆、政府机关、法院、银行等单位，经常会听到一句话：“请提供 PDF/A 格式的文件。” 很多人第一反应是：PDF 不都是一样吗？为什么还要特地一个 A？ 其实，这个 “A” 代表的是 Archival（归档）。 PDF/A 是一种专门为长期保存文件而设计的标准，让十年、二十年后的设备也能打开并准确显示。

一、为什么普通 PDF 不够安全

普通 PDF 虽然方便，但它的显示效果依赖于外部资源，比如字体、颜色配置、链接内容等。 只要外部环境变了——比如字体没了、编码变了、色彩文件丢了——文件就可能“走样”。 而 PDF/A 的核心原则是：所有内容必须自足。

这意味着 PDF/A 文件中：

• 所有字体都必须嵌入。
• 不能包含外部链接、音视频或脚本。
• 颜色要用标准 ICC Profile。
• 元数据必须完整且可解析。

换句话说，PDF/A 是“封闭”的，它不依赖任何系统资源。

二、PDF/A 的版本家族

自 2005 年以来，PDF/A 标准已经发展出多个版本，每一代都在平衡兼容性与功能。

• PDF/A-1 (ISO 19005-1)：基于 PDF 1.4，最严格的版本，禁止透明度与加密。
• PDF/A-2 (ISO 19005-2)：支持 JPEG2000、分层、透明度，更适合现代应用。
• PDF/A-3 (ISO 19005-3)：允许附加文件（如 XML、Excel、签章数据），被广泛用于电子发票和财务归档。

政府机关、法院通常要求 PDF/A-1b 或 PDF/A-2b。 其中 “b” 代表“Basic Level”，重点保证视觉一致性； “u” 则是 “Unicode Level”，额外要求文本可复制搜索。

三、如何判断一个文件是不是 PDF/A

最简单的办法是用 Adobe Acrobat 或福昕阅读器：

1. 打开文件。
2. 顶部若出现蓝色横条并提示“此文档符合 PDF/A 标准”，说明是。
3. 也可进入 属性 → 描述 → PDF/A 标识。

命令行工具中，verapdf 是专门用来检测合规性的开源工具：

verapdf --format text your.pdf

如果输出中包含 compliant: true，说明文件通过验证。

四、怎样创建 PDF/A 文件

不同软件的导出方式不同：

• Word：另存为 → 选项 → 勾选“符合 ISO 19005-1 (PDF/A) 标准”。
• Acrobat Pro：文件 → 另存为其他 → PDF/A。
• LibreOffice：导出为 PDF → 勾选 “PDF/A-1b”。
• 命令行：gs -sDEVICE=pdfwrite -dPDFA=2 -sPDFACompatibilityPolicy=1 -o out.pdf in.pdf

一般来说，如果你打算提交官方文件、归档、或长期保存，建议选择 PDF/A-2b。

五、关于签名与加密

PDF/A 的一个有趣规定是：不允许加密。 因为加密会阻止未来的系统读取内容——十年后密码可能早忘了。 不过它允许添加数字签名，这种签名不会破坏结构。

因此在电子合同、电子发票中，常见的格式是 PDF/A-3 + 数字签名。

六、真实案例：电子档案系统

我们曾帮一家高校搭建电子档案平台。早期文件全是普通 PDF，几年后有的文件打开乱码，有的字体缺失。 迁移到 PDF/A 后，这个问题彻底消失——每份文件都携带自己的字体与色彩信息，迁移服务器、系统升级都不会出错。

这就是 PDF/A 的价值：它不是更“花哨”的 PDF，而是更“稳定”的 PDF。

七、几点实用建议

• 定期检查归档系统中文件的 PDF/A 合规性。
• 归档前去除脚本、音频、链接等非必要对象。
• 嵌入通用字体，如 Noto Sans、Times New Roman。
• 确保元数据（标题、作者、主题）填写完整。

八、结语

PDF/A 就像一个“时间胶囊”——它把文件的样子、字体、颜色都封存在一个完整的容器里，确保未来任何设备、任何人都能看到同样的内容。

在信息瞬息万变的时代，能被“十年后的人”完整打开，本身就是一种了不起的可靠。

所以，下次当你保存一个重要文件时，不妨点一下那个“另存为 PDF/A”的选项，也许这就是你给未来的一份礼物。